Por qué utilizar un wiki

Siempre cuando alguien entra como empleado en una nueva empresa, se puede observar un comportamiento que es casi común a todos los novatos. Las primeras semanas nunca se van sin su cuaderno y su bolígrafo cuando van a hablar con alguien. Ahí se apuntan, quién es el responsable para qué proyecto, que es la dirección IP de su equipo y en qué carpeta de red se encuentra qué documento. Tras unos meses, estas ganas de apuntarse todo se van. Ya han aprendido lo más importante y lo nuevo memorizan.

Todos los nuevos empleados apuntan más o menos lo mismo en su cuaderno. Esto no extraña ya que empiezan a trabajar en la misma empresa. La pregunta es, ¿por qué los veteranos no pasan sus cuadernos a los nuevos empleados? Con esto ya tendrían apuntado todo y lo único que necesitan es actualizar alguna información obsoleta.

Pues, esto se puede hacer con un wiki. En un wiki, cada uno puede escribir lo que sabe y puede corregir lo que los demás ya han apuntado. La meta de un wiki es unir el saber de dos medio sabios a un conocimiento completo. El sitio más famoso que funciona con este método es la Wikipedia – de ahí el nombre “wiki”. Pero el mismo software se puede usar también para la empresa.

En lugar de apuntar tus notas en un cuaderno, lo haces en un wiki. Otro empleado nuevo puede entonces utilizar estas notas ya hechas y completarlos con lo que faltaba por apuntar. Un empleado veterano puede corregir información insuficiente. De esta forma surge un sitio de información completa, que está vivo y se actualiza constantemente – al menos si los empleados lo utilizan en lugar de sus cuadernos.

Cómo utilizar un wiki

La pregunta es, qué tipo de información ponemos en un wiki. Para cada proyecto ya suele haber una documentación que no hace falta repetir. Por eso ponemos en el wiki lo que no hemos puesto en ningún lado todavía.

Típicamente escribimos en un wiki lo que llamamos “meta-información”. No guardamos la documentación del proyecto, sino dónde está guardado o quién podría ayudarnos. Es decir, apuntamos lo mismo que el nuevo empleado apuntaría en su cuaderno. Sólo que de esta forma la información está disponible para todos y se puede actualizar y mejorar continuamente.

Usar el wiki puede ser más rápido que un cuaderno. Recibimos un email con los enlaces a los ficheros fuente. Pegamos este email en el wiki y ya tenemos una página con los enlaces importantes. Preguntamos el cliente sobre las especificaciones que faltaban en la especificación y apuntamos las respuestas en el wiki. Así no sólo tenemos toda la información en el mismo sitio, sino surge automáticamente una parte de la documentación del proyecto.

De esta forma el wiki no sólo puede sustituir a los cuadernos sino también a los archivos de email. En lugar de que cada uno tiene su colección de correspondencia, la ponemos a disposición de todos los interesados. Un wiki puede incluso sustituir presentaciones de tipo PowerPoint. Simplemente proyectamos a la pared la página correspondiente en lugar de una presentación. La información presentada ya está en el wiki y si hace falta cambiar algo, se puede corregir directamente durante la presentación. Al final de la presentación, los oyentes puede consultarla en el wiki al salir de la sala de reunión.

Qué tipo de wiki es recomendable

El software más conocido es “Wikimedia”, que es lo que usa la Wikipedia. No obstante, esta aplicación no ofrece tablas de contenido con jerarquía que permitiría ordenar páginas con una estructura lógica. El wiki “Confluence” de la empresa Atlassian tiene esta funcionalidad, pero este es de pago. Hay tantos tipos de wiki distintos que alguien amable ya creó el sitio Wiki Choice Wizard, para elegir el más adecuado para tus necesidades.

Vale la pena dedicarle tiempo a la selección del tipo de wiki, ya que será una herramienta con un uso de larga duración.

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